Une partie de l’affichage obligatoire en entreprise peut aujourd’hui être dématérialisée. Des informations autrefois présentes sur des panneaux peuvent être mises à disposition des salariés sur des supports numériques, comme une borne ou un écran tactile, à condition de respecter certaines règles.
Mais quelles obligations peuvent réellement passer du papier au numérique ? Quels affichages doivent être conservés dans les locaux ? Et comment rendre ces informations facilement accessibles à tous les salariés ?
Dans cet article, nous faisons le point sur les règles de l’affichage obligatoire numérique et les solutions pour le mettre en place simplement dans votre entreprise.
Qu’est-ce que l’affichage obligatoire numérique ?
L’affichage obligatoire numérique consiste à utiliser des supports digitaux pour communiquer ou mettre à disposition des salariés les informations que l’employeur doit leur transmettre.
Une entreprise peut notamment utiliser :
- Des bornes tactiles ;
- Des écrans interactifs ;
- Des écrans d’affichage dynamique ;
- Un intranet ;
- Plusieurs de ces moyens simultanément.
Cette évolution est notamment rendue possible par la transformation de certaines obligations d’affichage en obligations de communication « par tout moyen ».
Cette évolution trouve notamment son origine dans le décret n° 2016-1417 du 20 octobre 2016, qui a simplifié plusieurs obligations des entreprises en matière d’affichage afin de les adapter aux moyens de communication modernes.
Pour en savoir plus : consultez le décret n° 2016-1417 du 20 octobre 2016 sur Légifrance.
Avantages de l’affichage obligatoire numérique
L’un des principaux avantages du numérique apparaît lorsque l’on compare concrètement les deux méthodes.
Avant : des documents papier répartis dans les locaux
Avec un affichage traditionnel, chaque nouvelle information doit être imprimée puis installée dans les lieux prévus à cet effet.
Au fil du temps, les panneaux peuvent accueillir une masse importante de documents : coordonnées de l’inspection du travail, horaires, consignes, informations sur les droits des salariés, convention collective, textes concernant le harcèlement ou les discriminations, informations de sécurité, etc.
Lorsque plusieurs services ou plusieurs sites sont concernés, il faut également s’assurer que les bonnes versions sont présentes au bon endroit.
Et lorsqu’un media évolue, il faut retirer l’ancienne version et la remplacer.
Pour les salariés, une autre difficulté apparaît : trouver l’information recherchée au milieu de tous ces contenus.
Après : les informations regroupées sur une borne tactile
Avec l’affichage obligatoire numérique, une grande partie de ces contenus peut être organisée au sein d’une interface accessible depuis une borne ou un écran tactile.
Au lieu de parcourir plusieurs panneaux, le salarié arrive devant une page d’accueil claire : documents obligatoires, ressources humaines, sécurité, convention collective, code du travail, informations pratiques… Il sélectionne une catégorie puis le contenu affiché souhaité. Ce qui assure une diffusion de l’information en toute autonomie.
La borne peut ainsi regrouper plusieurs dizaines de ressources sans transformer les murs de l’entreprise en panneaux d’affichage géants.
L’information devient :
- Centralisée ;
- Organisée ;
- Plus facile à mettre à jour ;
- Accessible depuis un même point ;
- Plus simple à parcourir.
Le numérique permet également d’ajouter un moteur de recherche, des catégories, des PDF, des boutons de navigation ou encore des QR codes permettant de poursuivre la consultation sur smartphone.
L’objectif n’est donc pas simplement de remplacer le papier par un écran, mais de rendre les informations plus accessibles.
Mettre en place l’affichage numérique dans votre entreprise
Comment faire ?
La mise en place d’un affichage obligatoire numérique commence par un travail sur les contenus, et non sur le matériel.
La première étape consiste à établir la liste des obligations applicables à l’entreprise en fonction de son activité, de ses effectifs et de ses locaux.
Il faut ensuite séparer les informations pouvant être communiquées par tout moyen de celles nécessitant toujours un affichage ou une signalisation particulière.
Vient ensuite la question de l’accessibilité.
Dans une entreprise industrielle, un entrepôt, une plateforme logistique ou un établissement accueillant de nombreux collaborateurs, tous les salariés ne disposent pas nécessairement d’un ordinateur professionnel.
Envoyer un document par e-mail ou le déposer sur un intranet n’est donc pas toujours le moyen le plus adapté.
Une ou plusieurs bornes installées dans des lieux de passage permettent au contraire de créer des points d’accès physiques à l’information numérique.
Il faut enfin organiser les contenus de manière claire.
Un salarié ne devrait pas avoir à parcourir vingt pages pour trouver un document. Quelques catégories simples et un moteur de recherche peuvent considérablement améliorer l’expérience.
Solutions logicielles recommandées
Une borne tactile n’est finalement que le support visible par le salarié.
Pour que le système fonctionne correctement, l’entreprise doit disposer d’un moyen simple pour administrer les informations et mettre les documents à jour.
C’est ici qu’intervient une plateforme d’affichage dynamique comme TVTools WebAccess.
TVTools permet de transformer une borne ou un écran tactile en véritable espace de consultation des documents de l’entreprise.
L’administrateur peut organiser les contenus depuis une interface web et créer une navigation adaptée aux besoins des collaborateurs. Les utilisateurs pourront ensuite accéder aux documents qui les intéresse selon leur cas. Les documents peuvent ensuite être consultés directement sur l’écran, avec une navigation conçue pour être utilisée sans formation particulière.
Pour une entreprise disposant de plusieurs établissements, la gestion centralisée prend encore davantage d’intérêt.
Les informations communes peuvent être diffusées sur toutes les bornes tandis que certains contenus restent propres à un site, un établissement ou un service.
Lorsqu’un document évolue, l’administrateur met à jour le contenu depuis la plateforme plutôt que d’avoir à remplacer manuellement des documents papier sur chaque panneau.
FAQ – affichage obligatoire numérique
Quels sont les affichages obligatoires ?
Les informations à afficher ou à communiquer aux salariés dépendent notamment de l’effectif et de la situation de l’entreprise. Elles concernent par exemple les coordonnées de l’inspection et de la médecine du travail, les services de secours, les horaires collectifs, les périodes de repos, la sécurité, les conventions et accords collectifs, l’égalité professionnelle, les discriminations ou encore le harcèlement.
Attention : toutes ces informations ne sont pas soumises aux mêmes règles. Certaines doivent toujours faire l’objet d’un affichage dans les locaux, tandis que d’autres peuvent être communiquées « par tout moyen ». Cette distinction a notamment été renforcée par le décret du 20 octobre 2016, qui a modernisé plusieurs obligations d’information des salariés.
L’entreprise doit donc identifier précisément les obligations qui lui sont applicables avant de choisir entre affichage physique et diffusion numérique.
Quelles entreprises doivent respecter l’affichage obligatoire numérique ?
L’affichage obligatoire numérique n’est pas une obligation en lui-même : aucun organisme n’est obligé d’installer une borne tactile ou un écran pour être en conformité.
En revanche, toutes les entreprises employant des salariés sont concernées par des obligations d’affichage ou d’information, dont la nature évolue notamment avec les effectifs.
Le numérique devient particulièrement intéressant dans les entreprises de 50 salariés et plus, où le nombre d’informations et de règles internes à communiquer augmente. Plutôt que de multiplier les ressources papier sur différents panneaux et dans différents locaux, une borne tactile permet de centraliser les contenus pouvant être dématérialisés et de les rendre facilement accessibles aux collaborateurs.
Comment assurer la conformité de l’affichage numérique ?
Installer un écran ou une borne tactile ne suffit pas à rendre un affichage conforme.
Il faut d’abord identifier les informations pouvant être communiquées par tout moyen et celles pour lesquelles le Code du travail impose encore un affichage ou une signalisation spécifique. Les informations dématérialisées doivent ensuite être accessibles aux salariés concernés, rester lisibles et être régulièrement mises à jour.
C’est aussi un enjeu technique : la borne doit être installée dans un lieu facilement accessible, son interface doit permettre de retrouver rapidement un contenu et l’entreprise doit organiser la mise à jour des contenus. Une solution de gestion centralisée permet notamment d’éviter de laisser circuler plusieurs versions d’un même contenu affiché.
Quels sont les risques de non-conformité en matière d’affichage numérique ?
Le passage au numérique ne change pas la responsabilité de l’employeur. Si une information obligatoire est absente, inaccessible ou communiquée d’une manière qui ne respecte pas les dispositions applicables, l’entreprise peut s’exposer aux sanctions prévues pour l’obligation concernée.
Il faut également éviter un raccourci : dématérialiser ne signifie pas supprimer tous les affichages physiques. Certains doivent rester présents dans les lieux de travail. Par exemple, le Code du travail prévoit toujours un affichage apparent des horaires collectifs lorsqu’ils s’appliquent.
La bonne approche consiste donc à utiliser le numérique pour les informations qui peuvent être dématérialisées et à conserver les affichages physiques lorsque la réglementation l’exige.
Comment choisir le bon logiciel pour l’affichage obligatoire numérique ?
Le premier critère est la simplicité. Un salarié doit pouvoir arriver devant une borne, comprendre immédiatement son fonctionnement et retrouver le document recherché en quelques pressions.
Côté administrateur, le logiciel doit permettre de centraliser les contenus, les mettre à jour à distance et gérer plusieurs bornes ou établissements sans devoir intervenir physiquement sur chaque équipement.
C’est le principe d’une solution comme TVTools WebAccess : l’organisme peut créer une interface tactile organisée par rubriques (affichage obligatoire, sécurité, ressources humaines, règlement intérieur, convention collective, procédures) puis administrer les contenus depuis une plateforme centralisée.
Pour une entreprise multi-sites, il devient également possible de diffuser des informations communes à tous les établissements tout en conservant des documents spécifiques à certains locaux.
Quelle est la différence entre affichage numérique et physique ?
L’affichage physique repose sur des documents papier et des panneaux installés dans les différents lieux de travail. Il reste nécessaire pour certaines obligations réglementaires. Le numérique utilise quant à lui des écrans ou des bornes tactiles pour mettre les informations et documents à disposition des salariés.
La différence se ressent surtout lorsque le volume de contenus augmente.
Avec le papier, un organisme peut rapidement se retrouver avec plusieurs panneaux et une masse de documents à imprimer, remplacer et maintenir à jour.
Avec une borne tactile, les documents pouvant être dématérialisés sont regroupés dans un même espace. Le salarié choisit par exemple « Sécurité », « RH » ou autre services et accède directement à l’information recherchée.
Le numérique ne remplace donc pas systématiquement l’affichage physique : il permet surtout de centraliser, organiser et faciliter l’accès à toutes les informations qui peuvent légalement être dématérialisées.
